Kobalt

Kobalt besteed indirecte inkoop uit aan Procurement Services

Situatie

Kobalt is met een jaaromzet van ruim € 500 miljoen en 200 medewerkers het grootste mediabureau van Nederland. Kobalt is eigendom van 8 grote adverteerders, die hun media-inkoop hebben gebundeld en uitbesteed bij Kobalt (zie www.kobalt.nl). Naast deze aandeelhouders mag Kobalt nog een aantal gerenommeerde andere bedrijven tot haar klanten rekenen. Kobalt is het resultaatbureau en zelfs de indirecte inkoop dient bij te dragen aan dit resultaat.
Voor de directe inkoop van media zoals reclamezendtijd op radio en tv, advertenties in tijdschriften en dagbladen, alsmede drukwerk en distributie van huis-aan-huis folders heeft Kobalt een inkoopafdeling. In 2005 heeft Kobalt invulling gezocht voor de eigen indirecte inkoop. Daarbij is de afweging gemaakt tussen het in dienst nemen van een inkoper en het uitbesteden van de indirecte inkoop aan Procurement Services. Begin 2006 heeft Kobalt besloten zowel de indirecte inkoop als contract management aan Procurement Services uit te besteden.

Scope dienstverlening Procurement Services

Kobalt heeft de volledige indirecte inkoop uitbesteed aan Procurement Services. Kobalt neemt bijvoorbeeld deel aan de gebundelde inkoop van energie bij Energy Services, het inkoopcollectief voor elektriciteit en gas van Procurement Services. Procurement Services acteert als onderdeel van de Kobaltinkooporganisatie en is verantwoordelijk voor aanbestedingen, contract onderhandelingen en leveranciers management. Kobalt heeft de borging van haar contracten verder geoptimaliseerd door gebruikmaking van het contract management systeem van Procurement Services, waardoor pro actief op contracten kan worden gestuurd.

Methode van aanpak

Na een uitgebreide crediteurenanalyse zijn schattingen opgesteld van de potentiële besparingen op basis van Procurement Services contracten. Daarna zijn voor 2006 de inkooptrajecten bepaald, die in 2006 (her)onderhandeld moesten worden. In 3-maandelijks overleg tussen Kobalt en Procurement Services worden de gerealiseerde resultaten besproken en nieuwe trajecten voor de komende 3 maanden gedefinieerd. Voor Kobalt dat in de rol van indirecte inkoper deelneemt aan Procurement Services contracten, zijn eveneens een aantal aanbestedingen uitgevoerd. Dit betrof een aantal Kobalt specifieke inkooponderwerpen, waaronder de inkoop van ICT Media oplossingen. Als onderdeel van het contract management worden alle contracten geanalyseerd, waar nodig vernieuwt, gestructureerd, gedigitaliseerd en via Internet toegankelijk gemaakt voor de geautoriseerde personen binnen de organisatie.

Resultaat

Tot zover zijn meer dan 40 inkooptrajecten onder handen genomen en is een gemiddelde besparing gerealiseerd van meer dan 15%. In de contract management omgeving worden meer dan 500 inkoop- en verkoopcontracten onderhouden. Resultante van de samenwerking met Kobalt is dat de medewerkers van Procurement Services door de Kobalt organisatie worden gezien als collega’s, zowel op het tactische inkoopvlak als op het succesvol implementeren van inkooptrajecten.

Quote Klant