Procurement Services

Syntus

Goede resultaten en samenwerking leidde tot uitbesteding volledige inkoop

Syntus B.V.

Syntus B.V. is de naam van het OV-bedrijf dat sinds 30 mei 1999 het openbaar vervoer verzorgt in de Achterhoek. Op 14 december 2003 is hier een gedeelte van Twente bijgekomen (het gebied rond de spoorlijn Zutphen-Hengelo-Oldenzaal) en op 1 april 2005 de spoorlijn Tiel-Arnhem. Syntus verzorgt het openbaar vervoer zowel per bus als per trein. Als gevolg van gewonnen aanbestedingen gaat Syntus vanaf eind augustus 2010 in Midden-Overijssel en vanaf december 2010 op de Veluwe het openbaar vervoer verzorgen.

Syntus is een gezamenlijke dochteronderneming van NS Groep en Keolis. Het hoofdkantoor is in Doetinchem gevestigd. Daarnaast heeft Syntus vestigingen in Almelo, Doetinchem, Goor, Neede, Tiel, Winterswijk en Zutphen.

Syntus is een toonaangevende service provider op het gebied van mobiliteit. Het begeleidt haar klanten op reis naar hun bestemming, met openbaar vervoer als uitgangspunt. Men doet dit met sterke regionale betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel voor de kwaliteit van de totale dienstverlening en duurzame milieuvriendelijke bedrijfsvoering.

In 2008 is Syntus in contact gekomen met Procurement Services voor invulling van de indirecte inkoopfunctie. Deze functie was in de organisatie deels nog niet belegd en heeft vanaf het moment van samenwerking meer focus in de organisatie gekregen.

Scope dienstverlening Procurement Services

Syntus heeft de volledige indirecte inkoop uitbesteed aan Procurement Services. In alle geledingen van de organisatie Š van marketing tot facilties en van finance tot ICT - wordt samengewerkt om zo samen te komen tot verbeteringen op het gebied van indirecte inkoop. Deze verbeteringen worden gehaald door procesverbeteringen, leveranciersreducties, heronderhandelingen met bestaande leveranciers of de introductie van nieuwe leveranciers. Procurement Services wordt daarbij met name ook ingezet om veranderingen in processen en werkwijzer door te voeren. De verbeteringen gaan in de regel hand in hand met substantiële besparingen. Verder neemt Syntus de dienstverlening Contract Management Outsourcing van Procurement Services af waardoor meer grip op lopende contracten is ontstaan en Syntus meer pro-actief kan sturen op deze contracten.

Methode van aanpak

In 2008 is Procurement Services bij Syntus begonnen met de uitvoer van een inkoopscan. De gekozen onderwerpen voor de scan kwamen naar voren door een analyse van de crediteuren. Middels de scan bleken, naast bijvoorbeeld procesverbeteringen, potentiële besparingen mogelijk. Per kwartaal werden vervolgens de op te pakken onderwerpen bepaald, welke maandelijks worden gereviewd en uitgewerkt in een business case. Deze business cases werden per inkooponderwerp opgezet om de geïnitieerde besparingen te realiseren, maar ook om de meer zachte kant van de inkooponderwerpen nader te belichten, zodat er een helder en re‘el beeld per verandertraject ontstond. Vervolgens was Procurement Services verantwoordelijk voor de opmaak en oplevering van contracten en ook actief betrokken bij de implementatie van hetgeen het inkoopteam beloofd had. Zo was de wederzijdse betrokkenheid optimaal.

Resultaat

Tot dusverre zijn er meer dan 25 inkooponderwerpen de revue gepasseerd en is er een gemiddelde besparing bepaald van meer dan 20%. Ook zien we een verschuiving in de inkoopactiviteiten van meer secundaire onderwerpen voor Syntus naar primaire onderwerpen op gebied van trein en bus. Meer en meer acteert Procurement Services als inkoopcollega van Syntus.

Quote Klant

Frank de Leeuw, directeur van Syntus, over de dienstverlening en resultaten van de samenwerking met Procurement Services: "Naast de realisatie van inkoopbesparingen zetten wij Procurement Services ook in om verandering in de werkwijze en processen van Syntus te realiseren. Door samen met Syntus-medewerkers op een andere manier naar de bestaande situatie te kijken komen we vaak tot onverwachte en mooie resultaten".



Museum Boijmans Van Beuningen

Museum Boijmans Van Beuningen bespaart snel en efficiënt