Uitbesteden van inkoop bij Sandd

Situatie

Sandd B.V. (verder te noemen Sandd) is het op één na grootste postbedrijf van Nederland met meer dan 1.000 medewerkers en meer dan 12.000 bezorgers. Sandd richt zich op de bezorging van geadresseerd drukwerk, zoals direct mail en abonneebladen. Sandd distribueert op vaste bezorgdagen via een zelf opgebouwd landelijk netwerk. Sandd groeit continue in postvolume en omzet en zoekt daarbij flexibele, ondernemende leveranciers met een bijpassende prijs / kwaliteit verhouding.

Samenwerking Procurement Services

Sandd en Procurement Services werken sinds 2005 samen in inkooptrajecten waarbij Procurement Services steeds meer onderdeel van de Sandd organisatie is geworden en steeds meer fungeert als inkoopafdeling. In samenwerking met de afdeling Finance bij Sandd worden jaarlijks alle crediteuren geanalyseerd en wordt een kalender van nieuwe aanbestedingen c.q. heronderhandelingen van 2-3 jaar oude contracten vastgesteld. Inkooptrajecten vinden altijd gezamenlijk met Sandd collega's plaats van de Sorteerhal (zoals bij transport en koeriers), het Distributienetwerk (zoals bij uitzendkrachten en autohuur) of het hoofdkantoor voor inkopen zoals voor Facilities, Marketing, HR en ICT.

Aanpak

De inkooptrajecten worden op verschillende wijzen aangepakt – Sandd bepaald hierin de richting. Als eerste optie kan Sandd gebruik maken van Procurement Services raamcontracten, zoals bijvoorbeeld voor kantoorartikelen of afvalverwerking. Een tweede mogelijkheid is het benchmarken en heronderhandelen van de bestaande leveranciers, zoals bijvoorbeeld in het geval van call center dienstverlening of voor kantoorapparatuur. En tenslotte kan besloten worden om een volledige RFP op te starten, zoals bijvoorbeeld voor drukwerk heeft plaatsgevonden. Bij Sandd betreffen de inkooptrajecten niet alleen de indirecte inkoop, maar zijn er ook trajecten in het primaire proces afgerond. Voorbeelden hiervan zijn de inkoop van transport, het contracteren van het Sandd ERP systeem en het onderhandelen over de SLA voor de sorteermachine van Sandd.

Contract management uitbesteed

Sandd vindt het van groot belang dat alle contracten up-to-date en toegankelijk zijn. Tevens is het belangrijk dat de contracten goed beheerd en onderhouden worden. Zo worden alle inkooptrajecten afgerond met een getekende overeenkomst. Procurement Services zorgt er vervolgens voor dat deze worden opgenomen in de contract management omgeving. Daarnaast worden alle andere contracten zoals huurcontracten en verzekeringen door Procurement Services verwerkt in het contract management systeem.

Resultaat

Naast gemiddelde besparingen van meer dan 15% ligt met name de focus op kwalitatieve inkooptrajecten met een duidelijke business case en afgeronde contracten. Hierbij is het doel op passende, langere termijn leveranciers te contracteren die een goede klik en match met de Sandd organisatie hebben.

Quote Klant

Gert Reuvekamp, Manager Sort & Transport, over de samenwerking met Procurement Services; "De ideale partner om onze strategische belangen door te vertalen in het vinden van de juiste leveranciers voor Sandd. Hierbij zijn zij in staat zijn om de hoge kwaliteitseisen van Sandd als uitgangspunt te nemen en nog steeds een overduidelijke rendementsverbetering kunnen realiseren. Procurement Services voelt onze organisatie zeer goed aan, zijn slagvaardig en hebben kennis van zaken betreffende de inkoopmarkt. Ze hebben de ambitie om te groeien wat zeer goed aansluit bij de ambitie van Sandd."

Blijf Groep

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Procurement Services is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Aan deze betrokkenheid wordt invulling gegeven middels het Procurement for Care programma. Het belangrijkste speerpunt hiervan is het op een duurzame manier bijdragen aan een betere samenleving. Dit gebeurt door de dienstverlening van Procurement Services in te zetten voor een goed doel zonder dat daar een honorering tegenover staat. Daarmee kan de betrokken instelling profiteren van de Procurement Services raamcontracten en inkoopexpertise en zijn de Procurement Services medewerkers zelf actief betrokken bij het Procurement for Care programma. Het programma houdt in dat Procurement Services besparingen realiseert voor de betrokken instelling en deze besparingen vast houdt door ook op de langere termijn te blijven werken als de inkoper voor de betreffende organisatie. Het Procurement for Care programma heeft de ambitie om jaarlijks een nieuw goed doel aan het programma toe te voegen.

Blijf Groep

Het eerste goede doel dat Procurement for Care heeft uitgekozen is Blijf Groep (voorheen genaamd: Vrouwenopvang Amsterdam). Blijf Groep verzorgt in de regio Alkmaar, Amsterdam, Flevoland, Haarlem, IJmond en Zaanstreek, een gedifferentieerd aanbod van veilig verblijf en begeleiding. Dit gebeurt in de vorm van telefonische hulpverlening, ambulante steunpunten, time-out-opvang, langer verblijf, intensieve woon- en gezinsbegeleiding, begeleid wonen en nazorg aan huis.

Primair richt het aanbod zich op vrouwen die te maken hebben met geweld (fysiek, seksueel, psychisch) in de relatie met de partner en/of in de thuissituatie. De hulpverlening is gericht op vrouwen van 18 jaar en ouder, hun kinderen en eventueel de partners. In toenemende mate richt de hulpverlening zich nu ook op de plegers van geweld.

Blijf Groep ziet haar doelgroep niet als slachtoffers die 'gered' moeten worden, maar als cliënten die 'gegidst' worden bij het maken van de eigen keuzen, het inzetten van de eigen kracht en het nemen van de eigen verantwoordelijkheid. De benadering van cliënten is systeemgericht, competentiegericht, doelgericht en toekomstgericht.

Voor meer informatie over Blijf Groep, zie tevens www.blijfgroep.nl

Koninklijke Gazelle

Koninklijke Gazelle besteed volledige 'Niet-Fiets' inkoop uit

Situatie

Koninklijke Gazelle is in 115 jaar uitgegroeid van een kleine tweemanszaak tot een toonaangevende internationale onderneming. Van drie verkochte fietsen in het jaar 1892 tot het grootste fietsmerk van Nederland, met een productie van bijna 300.000 fietsen (verkoop 350.000) per jaar. Koninklijke Gazelle staat voor de meest veilige, comfortabele, duurzame en mooie fietsen voor haar klanten (zie www.gazelle.nl). Voor de primaire inkoop oftewel ‘Fiets’ inkoop werkt Koninklijke Gazelle structureel met 5 inkopers aan het wereldwijd sourcen van fietsonderdelen. In het 2de kwartaal van 2006 evalueerde Koninklijke Gazelle of een 6de inkoper voor het ‘ Niet Fiets’ deel in dienst moest worden genomen of dat de inkoop aan Procurement Services zou worden uitbesteed.

Scope dienstverlening Procurement Services

Vanaf medio 2006 heeft Koninklijke Gazelle de 'Niet Fiets' inkoop belegd bij Procurement Services. Met enerzijds duidelijke doelstellingen voor besparingen maar anderzijds ook nadrukkelijke doelstellingen voor kwalitatieve en procesmatige verbeteringen in relatie tot het inkoopproces. Verder heeft Koninklijke Gazelle besloten het contract management te optimaliseren, met name om ‘Fiets’ contracten nog beter te borgen.

Aanpak

In een korte periode zijn alle crediteuren over een periode van 12 maanden geëvalueerd en is aan de directie van Koninklijke Gazelle een prioriteitenlijst van inkooptrajecten voorgelegd op basis van hoogte van besparingen en impact van implementatie. Vervolgens zijn min of meer parallel 25 inkooptrajecten van start gegaan Ongeveer de helft van de inkooptrajecten is middels raamcontracten van Procurement Services geïmplementeerd, de andere helft betrof Koninklijke Gazelle specifieke inkoop zoals zeevracht en luchtvracht van frames en fietsonderdelen. Verder zijn diverse tenders uitgevoerd zoals bijvoorbeeld voor verzekeringen of voor rotatie- en vellendrukwerk. Op het gebied van contract beheer is het structureel vullen van de contract database afgestemd met de tijdlijn van ISO Audits.

Resultaat

Door de nauwe samenwerking met de verschillende afdelingen binnen Koninklijke Gazelle, van werkvloer tot management, zijn een groot aantal trajecten reeds succesvol geïmplementeerd. Inmiddels zijn meer dan 40 inkooptrajecten met gemiddelde besparingen van meer dan 15% opgeleverd.

Quote Klant

Eelco Spaans, operationeel directeur van Koninklijke Gazelle over de samenwerking met Procurement Services: 'Procurement Services werkt op basis van een goed doordacht concept, welke zich in de praktijk ook bewijst. Daarbij voelen Martijn en André ons bedrijf uitstekend aan en gebruiken zij hun kennis zowel op het niveau van strategische inkoop als ook bij de dagelijkse praktijk van implementatie, nazorg en onderhoud. Zij zijn daarmee echt onderdeel van het inkoopteam en worden als zodanig ook door iedereen binnen Gazelle gezien'.

Kobalt

Kobalt besteedt volledige indirecte inkoop uit aan Procurement Services

Situatie

Kobalt is met een jaaromzet van ruim € 500 miljoen en 200 medewerkers het grootste mediabureau van Nederland. Kobalt is niet meer eigendom van 8 aandeelhouders maar van Thieme Grafimedia Groep, die hun media-inkoop hebben gebundeld en uitbesteed bij Kobalt (zie www.kobalt.nl). Naast deze aandeelhouders mag Kobalt nog een aantal gerenommeerde andere bedrijven tot haar klanten rekenen. Kobalt is het resultaatbureau en zelfs de indirecte inkoop dient bij te dragen aan dit resultaat.
Voor de directe inkoop van media zoals reclamezendtijd op radio en tv, advertenties in tijdschriften en dagbladen, alsmede drukwerk en distributie van huis-aan-huis folders heeft Kobalt een inkoopafdeling. In 2005 heeft Kobalt invulling gezocht voor de eigen indirecte inkoop. Daarbij is de afweging gemaakt tussen het in dienst nemen van een inkoper en het uitbesteden van de indirecte inkoop aan Procurement Services. Begin 2006 heeft Kobalt besloten zowel de indirecte inkoop als contract management aan Procurement Services uit te besteden.

Scope dienstverlening Procurement Services

Kobalt heeft de volledige indirecte inkoop uitbesteed aan Procurement Services. Kobalt neemt bijvoorbeeld deel aan de gebundelde inkoop van energie bij Energy Services, het inkoopcollectief voor elektriciteit en gas van Procurement Services. Procurement Services acteert als onderdeel van de Kobaltinkooporganisatie en is verantwoordelijk voor aanbestedingen, contract onderhandelingen en leveranciers management. Kobalt heeft de borging van haar contracten verder geoptimaliseerd door gebruikmaking van het contract management systeem van Procurement Services, waardoor pro actief op contracten kan worden gestuurd.

Methode van aanpak

Na een uitgebreide crediteurenanalyse zijn schattingen opgesteld van de potentiële besparingen op basis van Procurement Services contracten. Daarna zijn voor 2006 de inkooptrajecten bepaald, die in 2006 (her)onderhandeld moesten worden. In 3-maandelijks overleg tussen Kobalt en Procurement Services worden de gerealiseerde resultaten besproken en nieuwe trajecten voor de komende 3 maanden gedefinieerd. Voor Kobalt dat in de rol van indirecte inkoper deelneemt aan Procurement Services contracten, zijn eveneens een aantal aanbestedingen uitgevoerd. Dit betrof een aantal Kobalt specifieke inkooponderwerpen, waaronder de inkoop van ICT Media oplossingen. Als onderdeel van het contract management worden alle contracten geanalyseerd, waar nodig vernieuwt, gestructureerd, gedigitaliseerd en via Internet toegankelijk gemaakt voor de geautoriseerde personen binnen de organisatie.

Resultaat

Tot zover zijn meer dan 40 inkooptrajecten onder handen genomen en is een gemiddelde besparing gerealiseerd van meer dan 15%. In de contract management omgeving worden meer dan 500 inkoop- en verkoopcontracten onderhouden. Resultante van de samenwerking met Kobalt is dat de medewerkers van Procurement Services door de Kobalt organisatie worden gezien als collega's, zowel op het tactische inkoopvlak als op het succesvol implementeren van inkooptrajecten.

Quote Klant

Joost de Kok, directeur inkoop van Kobalt, over de dienstverlening en resultaten van de samenwerking met Procurement Services: 'De samenwerking met Procurement Services levert ons en onze aandeelhouders een aanzienlijke rendementsverbetering op, zonder dat we over de gespecialiseerde inkoopkennis en marktkennis behoeven te beschikken, die nodig is om dit inkooptraject tot een succes te maken'

Springer Science+Business Media

Goede inkoopresultaten door goede samenwerking

Situatie

Springer Science+Business Media is een wereldwijde onderneming met 5.000 medewerkers en uitgever van vakbladen en wetenschappelijke boeken en tijdschriften. In Nederland is Springer met zo’n 350 medewerkers vertegenwoordigd in o.a. Dordrecht, Doetinchem, Leusden, Amsterdam en Rotterdam. In het kader van kostenbesparingen en uitbreiding van lokaties in Nederland, is Springer kritisch naar haar kosten en leveranciers gaan kijken en heeft hiervoor de samenwerking met Procurement Services (PS) gezocht.

Scope dienstverlening Procurement Services

Springer heeft eerst gebruik gemaakt van de 'Inkoopscan' van PS waardoor snel een overzicht beschikbaar werd, gebaseerd op PS contracten. Springer maakt verder gebruik van de dienst 'Inkoop Outsourcing' waarbij PS voor een aantal afgesproken inkoopsegmenten verantwoordelijk is voor de tactische inkoop. Bovendien moet PS ervoor zorgen dat er ook daadwerkelijk besteld wordt bij deze nieuwe leveranciers. Daarnaast biedt PS inkoopconsultancy voor nieuwe trajecten zoals bijvoorbeeld op het gebied van inkoop van zakenreizen.

Aanpak

In goede samenwerking met Facility Management en de COO - is het traject in fasen aangepakt. De eerste fase bestond uit het analyseren en inkopen van een aantal inkooppakketten als schoonmaak, kantoorartikelen, kopieerpapier en zorgverzekeringen op basis van Procurement Services contracten. Ook de inkooppakketten mobiele telefonie, vaste telefonie en het global data netwerk zijn opnieuw ingekocht.

Aangezien Springer op zoek was naar een nieuw zakenreisbureau, heeft PS haar diensten aangeboden om een uitgebreide tender te doen.

In de tweede fase is ervoor gekozen om ook de inkooptrajecten van de Duitse Springer kantoren op te pakken.

Resultaat

De gezamenlijk doorlopen inkooptrajecten van Fase 1 hebben geleid tot gemiddelde besparingen van meer dan 15 % per inkooptraject voor Springer met een directe, positieve impact op de resultatenrekening van Springer.

Quote Klant

De Facility Manager van Springer over de dienstverlening en resultaten van de samenwerking met Procurement Services: 'Alhoewel ik het idee had dat de door mij bedongen prijzen en contractafspraken met leveranciers die ik bij mijn aantreden in 2004 als Facility Manager redelijk tot goed waren, bleek Procurement Services – dankzij haar ingenieuze concept – mij slimmer af te zijn. Aangezien dit concept van Procurement Services alle betrokken partijen een 'win-win' situatie biedt, heb ik vrede met het feit dat Procurement Services een betere onderhandelingspositie heeft dan Springer dat als enkele inkoper heeft. Ik heb het gevoel dat wij na de huidige 'Fase 2' nog vele fases zullen willen doorlopen met de enthousiaste en bekwame medewerkers van Procurement Services'.