Uitbesteden van inkoop bij GEA Group Nederland

Situatie GEA-AG
De GEA Group (Global Engineering Alliance), hoofdkantoor in Dusseldorf, Duitsland, is een wereldwijd succesvolle technologische groep. De groep focust zich op gespecialiseerde mechanische engineering - zoals procesengineering en -componenten. De 250 bedrijven die de GEA Group omvat zijn actief in 50 landen en 's werelds markt en technologisch leider binnen de belangrijkste technologie‘n van procesengineering.

In 2010 omvatte de GEA Group meer dan 20,000 werknemers, die een gezamenlijke omzet van 4.4 miljard euro genereerden. De GEA Group's holding is beursgenoteerd en coördineert de groepsstrategie met het doel om haar bedrijfswaarde te verbeteren door middel van het naleven van haar motto "Engineering Excellence". Het Process Engineering segment biedt spare parts, componenten en complete processystemen aan klanten in de brouwerijen, farmaceutische, frisdranken & sappen, chemische, voedingsmiddelen, en zuivelindustrieën.

Samenwerking Procurement Services en GEA Nederland
GEA Nederland en Procurement Services werken sinds 2008 samen in inkooptrajecten waarbij Procurement Services steeds meer onderdelen van de GEA organisatie in Nederland is gaan bedienen. De samenwerking is gestart bij GEA Grasso in Den Bosch waar een deel van de NPR inkoop aan Procurement Services werd uitbesteed. Vanuit die goede ervaring is er een Country Coordination (CCO) opgezet om enerzijds meer GEA entiteiten aan te schakelen en anderzijds om meer effect op de inkoop van NPR te krijgen door middel van bundeling van inkoop en/of deelname aan raamcontracten van Procurement Services.

Aanpak
De inkooptrajecten worden op verschillende wijzen aangepakt - GEA bepaalt hierin de richting. Als eerste optie kan GEA gebruik maken van Procurement Services raamcontracten, zoals bijvoorbeeld voor schoonmaak of kopieerpapier. Een tweede mogelijkheid is het benchmarken en heronderhandelen van de bestaande leveranciers, zoals bijvoorbeeld in het geval van kantoorapparatuur. En tenslotte kan besloten worden om een volledige RFP op te starten, zoals bijvoorbeeld voor autolease en mobiele telefonie heeft plaatsgevonden.

Resultaat
De verschillende inkooptrajecten hebben geleid tot enerzijds besparingen van gemiddeld meer dan 15% waarbij de focus lag op kwalitatieve inkooptrajecten met een duidelijke business case en afgeronde contracten. Hierbij is het doel om passende, langere termijn leveranciers te contracteren met een goede klik en match met de GEA organisatie hebben. Tenslotte worden steeds meer NPR inkooponderwerpen 'centraal' ingekocht. Het proces start met het mandaat van de entiteiten om een onderwerp in te kopen en vervolgens wordt er middels een RFP uitvraag gedaan in de markt.

Quote Klant
Oscar van Overdam, Country Coordination Manager van GEA Nederland, over de samenwerking met Procurement Services; " Binnen de Apparaten Bouw zijn wij als Procurement voornamelijk gespecialiseerd op onze directe aankopen en wordt NPR Procurement gezien als niet sexy, tijdrovend en van minder toegevoegde de waarde voor ons directe product. Daarnaast ben je als individuele speler op deze markt gewoon vaak te klein. Het bundelen met derden en het ontzorgen door PS van onze NPR spend heeft voor substantiële besparingen gezorgd. Daarnaast heeft onze Procurement organisatie zich nog meer kunnen richten op het inkopen van directe stromen en daarmee op het leveren van meer toegevoegde waarde voor ons product."

Goede resultaten en samenwerking leidde tot uitbesteding volledige inkoop

Syntus B.V.

Syntus B.V. is de naam van het OV-bedrijf dat sinds 30 mei 1999 het openbaar vervoer verzorgt in de Achterhoek. Op 14 december 2003 is hier een gedeelte van Twente bijgekomen (het gebied rond de spoorlijn Zutphen-Hengelo-Oldenzaal) en op 1 april 2005 de spoorlijn Tiel-Arnhem. Syntus verzorgt het openbaar vervoer zowel per bus als per trein. Als gevolg van gewonnen aanbestedingen gaat Syntus vanaf eind augustus 2010 in Midden-Overijssel en vanaf december 2010 op de Veluwe het openbaar vervoer verzorgen.

Syntus is een gezamenlijke dochteronderneming van NS Groep en Keolis. Het hoofdkantoor is in Doetinchem gevestigd. Daarnaast heeft Syntus vestigingen in Almelo, Doetinchem, Goor, Neede, Tiel, Winterswijk en Zutphen.

Syntus is een toonaangevende service provider op het gebied van mobiliteit. Het begeleidt haar klanten op reis naar hun bestemming, met openbaar vervoer als uitgangspunt. Men doet dit met sterke regionale betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel voor de kwaliteit van de totale dienstverlening en duurzame milieuvriendelijke bedrijfsvoering.

In 2008 is Syntus in contact gekomen met Procurement Services voor invulling van de indirecte inkoopfunctie. Deze functie was in de organisatie deels nog niet belegd en heeft vanaf het moment van samenwerking meer focus in de organisatie gekregen.

Scope dienstverlening Procurement Services

Syntus heeft de volledige indirecte inkoop uitbesteed aan Procurement Services. In alle geledingen van de organisatie Š van marketing tot facilties en van finance tot ICT - wordt samengewerkt om zo samen te komen tot verbeteringen op het gebied van indirecte inkoop. Deze verbeteringen worden gehaald door procesverbeteringen, leveranciersreducties, heronderhandelingen met bestaande leveranciers of de introductie van nieuwe leveranciers. Procurement Services wordt daarbij met name ook ingezet om veranderingen in processen en werkwijzer door te voeren. De verbeteringen gaan in de regel hand in hand met substantiële besparingen. Verder neemt Syntus de dienstverlening Contract Management Outsourcing van Procurement Services af waardoor meer grip op lopende contracten is ontstaan en Syntus meer pro-actief kan sturen op deze contracten.

Methode van aanpak

In 2008 is Procurement Services bij Syntus begonnen met de uitvoer van een inkoopscan. De gekozen onderwerpen voor de scan kwamen naar voren door een analyse van de crediteuren. Middels de scan bleken, naast bijvoorbeeld procesverbeteringen, potentiële besparingen mogelijk. Per kwartaal werden vervolgens de op te pakken onderwerpen bepaald, welke maandelijks worden gereviewd en uitgewerkt in een business case. Deze business cases werden per inkooponderwerp opgezet om de geïnitieerde besparingen te realiseren, maar ook om de meer zachte kant van de inkooponderwerpen nader te belichten, zodat er een helder en re‘el beeld per verandertraject ontstond. Vervolgens was Procurement Services verantwoordelijk voor de opmaak en oplevering van contracten en ook actief betrokken bij de implementatie van hetgeen het inkoopteam beloofd had. Zo was de wederzijdse betrokkenheid optimaal.

Resultaat

Tot dusverre zijn er meer dan 25 inkooponderwerpen de revue gepasseerd en is er een gemiddelde besparing bepaald van meer dan 20%. Ook zien we een verschuiving in de inkoopactiviteiten van meer secundaire onderwerpen voor Syntus naar primaire onderwerpen op gebied van trein en bus. Meer en meer acteert Procurement Services als inkoopcollega van Syntus.

Quote Klant

Frank de Leeuw, directeur van Syntus, over de dienstverlening en resultaten van de samenwerking met Procurement Services: "Naast de realisatie van inkoopbesparingen zetten wij Procurement Services ook in om verandering in de werkwijze en processen van Syntus te realiseren. Door samen met Syntus-medewerkers op een andere manier naar de bestaande situatie te kijken komen we vaak tot onverwachte en mooie resultaten".

Museum Boijmans Van Beuningen bespaart snel en efficiënt

Situatie

Museum Boijmans Van Beuningen is een museum met collecties van wereldniveau. Het museum beheert collecties op het gebied van oude kunst, moderne en hedendaagse kunst, kunstnijverheid en design, in totaal circa 140.000 objecten. Het museum trekt per jaar gemiddeld 185.000 bezoekers. Bij Museum Boijmans Van Beuningen werken ruim 150 medewerkers en vrijwilligers.

Verzelfstandiging

Het museum is per 2006 verzelfstandigd. Begin 2007 is aan Procurement Services gevraagd het geheel aan secundaire inkoop, gezamenlijk met de betrokken medewerkers, te inventariseren en waar mogelijk direct besparingen te implementeren. Dit heeft in 2007 en 2008 geleid tot een aantal aanzienlijke besparingen en proces optimalisaties.

Quote klant

Zakelijk leider en plv. directeur Erik van Ginkel over de samenwerking met Procurement Services: "Onze bestaande inkoopcontracten zijn door PS geanalyseerd. Gelijk daarna zijn nieuwe contracten afgesloten voor o.a. de levering van energie, schoonmaakdiensten en afvalbeheer die ons forse besparingen opleveren. Inmiddels betrekken wij PS waar mogelijk bij het inkoopproces binnen onze organisatie. Van marktanalyse, tot offerte/aanbesteding en evaluatie. Naar volle tevredenheid."

Voor meer informatie over Museum Boijmans Van Beuningen, zie tevens www.boijmans.nl

Koninklijke Gazelle

Koninklijke Gazelle besteed volledige 'Niet-Fiets' inkoop uit

Situatie

Koninklijke Gazelle is in 115 jaar uitgegroeid van een kleine tweemanszaak tot een toonaangevende internationale onderneming. Van drie verkochte fietsen in het jaar 1892 tot het grootste fietsmerk van Nederland, met een productie van bijna 300.000 fietsen (verkoop 350.000) per jaar. Koninklijke Gazelle staat voor de meest veilige, comfortabele, duurzame en mooie fietsen voor haar klanten (zie www.gazelle.nl). Voor de primaire inkoop oftewel ‘Fiets’ inkoop werkt Koninklijke Gazelle structureel met 5 inkopers aan het wereldwijd sourcen van fietsonderdelen. In het 2de kwartaal van 2006 evalueerde Koninklijke Gazelle of een 6de inkoper voor het ‘ Niet Fiets’ deel in dienst moest worden genomen of dat de inkoop aan Procurement Services zou worden uitbesteed.

Scope dienstverlening Procurement Services

Vanaf medio 2006 heeft Koninklijke Gazelle de 'Niet Fiets' inkoop belegd bij Procurement Services. Met enerzijds duidelijke doelstellingen voor besparingen maar anderzijds ook nadrukkelijke doelstellingen voor kwalitatieve en procesmatige verbeteringen in relatie tot het inkoopproces. Verder heeft Koninklijke Gazelle besloten het contract management te optimaliseren, met name om ‘Fiets’ contracten nog beter te borgen.

Aanpak

In een korte periode zijn alle crediteuren over een periode van 12 maanden geëvalueerd en is aan de directie van Koninklijke Gazelle een prioriteitenlijst van inkooptrajecten voorgelegd op basis van hoogte van besparingen en impact van implementatie. Vervolgens zijn min of meer parallel 25 inkooptrajecten van start gegaan Ongeveer de helft van de inkooptrajecten is middels raamcontracten van Procurement Services geïmplementeerd, de andere helft betrof Koninklijke Gazelle specifieke inkoop zoals zeevracht en luchtvracht van frames en fietsonderdelen. Verder zijn diverse tenders uitgevoerd zoals bijvoorbeeld voor verzekeringen of voor rotatie- en vellendrukwerk. Op het gebied van contract beheer is het structureel vullen van de contract database afgestemd met de tijdlijn van ISO Audits.

Resultaat

Door de nauwe samenwerking met de verschillende afdelingen binnen Koninklijke Gazelle, van werkvloer tot management, zijn een groot aantal trajecten reeds succesvol geļmplementeerd. Inmiddels zijn meer dan 40 inkooptrajecten met gemiddelde besparingen van meer dan 15% opgeleverd.

Quote Klant

Eelco Spaans, operationeel directeur van Koninklijke Gazelle over de samenwerking met Procurement Services: 'Procurement Services werkt op basis van een goed doordacht concept, welke zich in de praktijk ook bewijst. Daarbij voelen Martijn en André ons bedrijf uitstekend aan en gebruiken zij hun kennis zowel op het niveau van strategische inkoop als ook bij de dagelijkse praktijk van implementatie, nazorg en onderhoud. Zij zijn daarmee echt onderdeel van het inkoopteam en worden als zodanig ook door iedereen binnen Gazelle gezien'.

Springer Science+Business Media

Goede inkoopresultaten door goede samenwerking

Situatie

Springer Science+Business Media is een wereldwijde onderneming met 5.000 medewerkers en uitgever van vakbladen en wetenschappelijke boeken en tijdschriften. In Nederland is Springer met zo’n 350 medewerkers vertegenwoordigd in o.a. Dordrecht, Doetinchem, Leusden, Amsterdam en Rotterdam. In het kader van kostenbesparingen en uitbreiding van lokaties in Nederland, is Springer kritisch naar haar kosten en leveranciers gaan kijken en heeft hiervoor de samenwerking met Procurement Services (PS) gezocht.

Scope dienstverlening Procurement Services

Springer heeft eerst gebruik gemaakt van de 'Inkoopscan' van PS waardoor snel een overzicht beschikbaar werd, gebaseerd op PS contracten. Springer maakt verder gebruik van de dienst 'Inkoop Outsourcing' waarbij PS voor een aantal afgesproken inkoopsegmenten verantwoordelijk is voor de tactische inkoop. Bovendien moet PS ervoor zorgen dat er ook daadwerkelijk besteld wordt bij deze nieuwe leveranciers. Daarnaast biedt PS inkoopconsultancy voor nieuwe trajecten zoals bijvoorbeeld op het gebied van inkoop van zakenreizen.

Aanpak

In goede samenwerking met Facility Management en de COO - is het traject in fasen aangepakt. De eerste fase bestond uit het analyseren en inkopen van een aantal inkooppakketten als schoonmaak, kantoorartikelen, kopieerpapier en zorgverzekeringen op basis van Procurement Services contracten. Ook de inkooppakketten mobiele telefonie, vaste telefonie en het global data netwerk zijn opnieuw ingekocht.

Aangezien Springer op zoek was naar een nieuw zakenreisbureau, heeft PS haar diensten aangeboden om een uitgebreide tender te doen.

In de tweede fase is ervoor gekozen om ook de inkooptrajecten van de Duitse Springer kantoren op te pakken.

Resultaat

De gezamenlijk doorlopen inkooptrajecten van Fase 1 hebben geleid tot gemiddelde besparingen van meer dan 15 % per inkooptraject voor Springer met een directe, positieve impact op de resultatenrekening van Springer.

Quote Klant

De Facility Manager van Springer over de dienstverlening en resultaten van de samenwerking met Procurement Services: 'Alhoewel ik het idee had dat de door mij bedongen prijzen en contractafspraken met leveranciers die ik bij mijn aantreden in 2004 als Facility Manager redelijk tot goed waren, bleek Procurement Services – dankzij haar ingenieuze concept – mij slimmer af te zijn. Aangezien dit concept van Procurement Services alle betrokken partijen een 'win-win' situatie biedt, heb ik vrede met het feit dat Procurement Services een betere onderhandelingspositie heeft dan Springer dat als enkele inkoper heeft. Ik heb het gevoel dat wij na de huidige 'Fase 2' nog vele fases zullen willen doorlopen met de enthousiaste en bekwame medewerkers van Procurement Services'.