Inkoopscan

Voor een goed beeld van uw huidige inkoop en om een inschatting van inkoopbesparingen te geven hebben wij de Procurement Services Inkoopscan ontwikkeld. De scan geeft per inkoopsegment mogelijke besparingen en kwalitatieve verbeteringen weer.

De resultaten:

• Overzicht van inkoopvolumes en de hoeveelheid leveranciers per inkoopsegment;
• Besparingspotentieel per inkoopsegment op basis van Procurement Services benchmark;
• Inzicht in kwalitatieve en procesmatige verbeteringen;
• Inzicht in de benodigde inspanningen voor de verdere implementatie;
• Actieplan voor het realiseren van de besparingen.

Business Case

Wanneer de uitkomsten van de scan aantonen dat de besparingen substantieel en goed te implementeren zijn, wordt per inkoopsegment een inkooptraject gestart. Dit kan betekenen dat uw huidige leverancier wordt heronderhandeld, dat u gebruik maakt van een Procurement Services raamcontract of dat een Request for Proposal (RFP) traject wordt uitgevoerd. In samenwerking met u bepalen wij de specificaties en processen. Dit resulteert in een uitgewerkte business case per inkoopsegment met besparingen maar ook met kwalitatieve verbeteringen en/of procesveranderingen.

Na akkoord op de business case worden de contracten afgerond en volgt de verdere implementatie. Het gehele proces wordt door Procurement Services begeleid. En in samenwerking met uw medewerkers zorgen wij voor acceptatie binnen de organisatie.

Inkoop Outsourcing

Na het contracteren en implementeren biedt Procurement Services verdere dienstverlening om zorg te dragen dat de gerealiseerde besparingen en verbeteringen blijven. Deze dienstverlening noemen wij Inkoop Outsourcing – feitelijke werken we als inkoopcollega voor die inkoopsegmenten waarvan u de tactische inkoop aan ons heeft uitbesteed.

Daarmee dragen wij zorg voor het behoud van inkoopvoordelen op lange termijn. Dit wordt gerealiseerd door een continu proces van heronderhandelingen en focus op de naleving van contracten. Tevens zijn wij verantwoordelijk voor het borgen van leveranciers performance. Wij zorgen ervoor dat de leverancierrelatie scherp en innovatief blijft.

Contract Management Outsourcing

Uit onderzoeken blijkt onder meer dat:

• 60% van de overeenkomsten in een organisatie stilzwijgend worden verlengd;
• Een deel van de contracten in de onderneming niet meer worden gebruikt maar wel betaald;
• 40% van de inkopen plaatsvindt zonder contract, met als gevolg dat er geen gerichte controle op de uitgaven is.

Om dit te voorkomen biedt Procurement Services onderhoud en beheer van contracten via internet middels een contract management applicatie. Dit is een separate service waarbij u, als klant, contract management volledig kunt uitbesteden. Kenmerken van contract management:

• Zowel te gebruiken voor inkoopcontracten als verkoopcontracten
• Altijd toegang tot contracten via het internet 24/7 en via een veilige https verbinding
• Gebruikmaken van beveiligde contract management software
• Voordeel van het vastleggen van managementsamenvattingen per contract
• Voordeel van het inscannen van contracten, regelingen en andere documenten als bijlagen
• Het agenderen van acties, bijvoorbeeld de opzegging van een contract
• Managementrapportages

Voordelige effecten van de service:

• Minimaliseren van risico’s door actief beheer van contracten
• Uitbesteden van taaie, administratieve contract management handelingen
• E-mail notificaties aan de verantwoordelijke bij de klant. Bijvoorbeeld het opzeggen van een contract of het verkrijgen van een bonus
• Periodieke evaluatie van alle contracten via managementinformatie
• Beschikking tot beëindigde contracten door een digitaal archief

Terug naar boven